Dokumentation und Anleitungen
- 01 Willkommen bei ISO.web
- 02 Anmeldung in SchoolOffice
- 03 Erstellen eines neuen Geschäftsfalles
- 04 Verarbeiten von Eingangsstücken
- 05 Dokumentenverwaltung
- 06 Weitergabe und Verteilung von Geschäftsfällen
- 07 Erstellen von Ausgangsstücken
- 08 Musterprozesse
- 09 Verwaltung von Stichwörtern, Fach- und Versandgruppen
- 10 Zuordnen von Geschäftsfällen
- 11 Personal
- 12 Import von Kontakten via vCard (.vcf-Dateien)
- 13 Kalender
- 14 Termine
01 Willkommen bei ISO.web
02 Anmeldung in SchoolOffice
Herzlichen Dank für Ihr Interesse an ISO.web. Nachfolgend eine kurze Anleitung, wie Sie sich bei INTERCOM Schooloffice anmelden können.
Generelle Information
Bitte verwenden Sie für die Testversion von SchoolOffice nur aktuelle Versionen von Google Chrome, Firefox oder Microsoft Edge. An der Unterstützung weiterer Browser arbeiten wir.
Erstmalige Anmeldung
Falls ein Benutzer für Sie angelegt wurde, dann reicht es aus das Sie sich mit der hinterlegten E-Mail Adresse initial anmelden.
Anschließend erhalten Sie die Meldung, dass Sie Ihre E-Mail Adresse verifizieren müssen, um das Konto zu aktivieren.
Dafür wurde Ihnen eine E-Mail, mit der Bitte um Bestätigung der registrierten Adresse zugesandt.
Bestätigen der E-Mail Adresse:
Nach erfolgter Bestätigung, werden Sie bei erneuter Anmeldung im ISO.web, dazu aufgefordet ein Passwort zu definieren.
Nun ist Ihre Anmeldung abgeschlossen und der Zugriff auf ISO.web gegeben.
Da in SchoolOffice sensible Daten angezeigt und verarbeitet werden, müssen wir auf ein sicheres Passwort bestehen:
- Verwenden Sie mindestens 8 Zeichen.
- Verwenden Sie mindestens ein Sonderzeichen
- Verwenden Sie mindestens einen Klein- und Großbuchstaben
- Verwenden Sie kein Passwort für eine andere Website oder leicht zu erratende Wörter wie den Namen Ihres Haustiers.
Öffnen Sie nun bitte SchoolOffice
In der Auswahlbox links oben können Sie die aktuell ausgewählte Schule wechseln, sofern Sie auf mehr als nur eine Schule Zugriff haben.
Bei SchoolOffice einloggen
Öffnen Sie nun bitte SchoolOffice
Sie werden auf die ISAP Anmeldeseite weitergeleitet.
Geben Sie bitte nun Ihre Email Adresse und Ihr gewähltes Passwort ein.
Mit einem Klick auf "Anmelden" werden Sie nun wieder zu SchoolOffice weitergeleitet.
Abmelden
Die Abmeldung von SchoolOffice erfolgt, in dem Sie auf Ihr Profilbild klicken und danach "Abmelden" auswählen.
Benutzerdaten oder Passwort ändern
Um Ihr Benutzerkonto zu verwalten, klicken Sie auf Ihr Profilbild und danach auf Ihren Namen.
Damit werden sie auf den ISAP Server umgeleitet.
Hier können Sie nun Ihren Namen, das Profilbild oder Ihr Passwort zu ändern.
Mehrfachauthentifizierung
Ebenfalls besteht die Möglichkeit zum Einrichten einer Mehrfachauthentifizierung.
Dafür müssen Sie eine der angegeben Authentifizierungs-Applikationen auf Ihrem Handy installieren.
Diese dienen generell der Verwaltung der Anmelde-Codes.
In der installierten Applikation haben Sie die Möglichkeit den ersichtlichen QR-Code zu scannen um die Einmalpasswörter zu erhalten. (OTP - One Time Password)
Nun werden Sie bei jeder Anmeldung im ISO.web aufgefordert, dass Einmalpasswort, welches in der Authentifizierungs-Applikationen auf Ihrem Handy ersichtlich ist einzugeben.
Möchten Sie die Authentifizierung deaktivieren, dann können Sie dies in Ihrer Benutzerkontoverwaltung unter dem Punkt "Mehrfachauthentfizierung" machen.
Klicken Sie dafür auf das "Mülleimer-Symbol" und löschen Sier damit die konfigurierte Mehrfachauthentifizierung.
Anschließend können Sie den Eintrag für Ihre E-Mail Adresse ebenfalls aus der Authentifizierungs-Applikationen entfernen.
03 Erstellen eines neuen Geschäftsfalles
Zur Erstellung eines neuen Geschäftsfalles an der Schule - ohne dass ein Vorakt des LSR/SSR vorhanden ist - gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie zunächst die Schaltfläche <+ Neu> im oberen Fensterbereich, um im folgenden Dialogformular ein neues Objekt (z. B. Geschäftsfall, Eingangsstück) auszuwählen:
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| (1) Schaltfläche <+ Neu> | (2) Auswahl des neu anzulegenden Objekts im Dialogformular |
Es werden nun die Metadaten für die Beschreibung des Geschäftsfalles gepflegt:
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<Betreff>, <Beschreibung> <Frist>, <Dringend> <Bearbeiter/in>
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Der Vorgang wird mit dem Speichern des Geschäftsfalles abgeschlossen. Sie finden den Geschäftsfall nun im Ordner <Entwürfe>.
Zur besseren Wiederauffindbarkeit des Geschäftsfalles können Stichworte hinzugefügt werden:
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(1) Wählen Sie die Schaltfläche "Stichwort hinzufügen" |
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(2) Sie können ein Stichwort neu eingeben oder aus der Liste auswählen. |
Sind alle für den Geschäftsfall relevanten Metadaten gepflegt, wird der Geschäftsfall für die weitere Bearbeitung (z. B. Dokumentverwaltung) freigegeben. Wählen Sie dazu die Schaltfläche <Freigeben> im rechten oberen Fenster:
Im Freigabedialog kann ein Bearbeiter/eine Bearbeiterin zugewiesen werden. Ebenfalls kann ein Genehmiger/eine Genehmigerin gesetzt werden. Der Geschäftsfall wird nach der Freigabe im Ordner "Eingang", wenn kein Bearbeiter/keine Bearbeiterin" zugewiesen wurde, oder im Ordner "Zuständig", wenn ein Bearbeiter/eine Bearbeiterin dezidiert angegeben wird, angezeigt.
04 Verarbeiten von Eingangsstücken
Eingangsstücke werden in ISO web im Anlassfall (z.B. Einlangen eines Papierdokuments) manuell angelegt oder sind nach Übermittlung z.B. durch die Bildungsdirektion im Posteingang verfügbar.
Über die Schaltfläche <Ausführen> bietet ISO.web folgende Optionen, um ein Eingangsstück zu verarbeiten:
Zuordnen zu einem bestehenden Geschäftsfall
Wählen Sie die Option <Zuordnen>, um das Eingangsstück zu einem bereits bestehenden Geschäftsfall zuzuordnen. Nach Ausführen der Aktion <Zuordnen> suchen Sie im Dialogformular mit den verfügbaren Suchkriterien (Bereich, Filter) nach dem Geschäftsfall, dem das Eingangsstück zugeordnet werden soll:
Markieren Sie den entsprechenden Geschäftsfall. Nach Ausführen der Aktion <Einordnen> ist das Eingangsstück mit dem Geschäftsfall verknüpft:
Anlegen eines neuen Geschäftsfalles
Verwenden Sie Option <Zuordnen> und anschließend <GF-Neuanlage>, um das Eingangsstück einem neuen Geschäftsfall zuzuordnen. Im zweiten Verarbeitungsschritt wird festgelegt, ob ein Personalgeschäftsfall (PGF) oder ein allgemeiner Geschäftsfall (GF) angelegt wird.
Nach Auswahl der Vorlage werden im anschließenden Dialogformular der Inhalt des Geschäftsfalles beschrieben, und es wird festgelegt, wer den Geschäftsfall bearbeiten und genehmigen soll. Für die weitere Verarbeitung des Geschäftsfalles wird auf die Anleitung <Erstellen eines neuen Geschäftsfalles> und <Weitergabe und Verteilung von Geschäftsfällen> verwiesen.
Hinweis
Ob ein Eingangsstück einem Geschäftsfall zugeordnet wird oder als Eingangsstück weiter verarbeitet wird, hängt von der weiteren Bearbeitung ab. Soll das Eingangsstück ohne weitere Bearbeitung abgelegt oder nur zur Kenntnis geteilt werden, erscheint eine Zuordnung zu einem Geschäftsfall nicht unbedingt notwendig. Soll allerdings ein Genehmigungsprozess abgebildet werden und ein Ausgangsstück zugeordnet werden, ist die weitere Verarbeitung als Geschäftsfall unerlässlich.
Teilen eines Eingangsstückes
Mit der Aktion <Teilen> wird das Eingangsstück an einem weiteren Bearbeiter/einer weiteren Bearbeiterin zur Kenntnis gebracht oder zur Stellungnahme übermittelt. Die entsprechenden Vorgabenwerden im folgenden Dialogformular gepflegt. Neben der Art der Einsichtsvorschreibung (Stellungnahme, Kenntnisnahme) kann eine Kurzinformation (Anweisung) und eine Frist angegeben werden. Das Eingangsstück kann auch mit externen Empfängern geteilt werden.
Ablegen eines Eingangsstückes
Ist die Zuordnung zu einem Geschäftsfall nicht vorgesehen, kann das Eingangsstück auch unmittelbar in die Ablage gegeben werden. Dafür wird die Aktion <Ablegen> verwendet. Nach Ausführen der Aktion wird das Eingangsstück in den Ordner <Erledigt> gelegt.
Stornieren eines Eingangsstückes
Mit der Aktion <Stornieren> wird das Eingangsstück in den Papierkorb gelegt. Über die Funktion <Wiederherstellen> kann das Eingangsstück wieder reaktiviert werden und in den Ordner <Enwurf> verschoben werden. Das Eingangsstück steht dann wieder zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
05 Dokumentenverwaltung
In diesem Abschnitt zeigen wir, wie in ISO.web zu bestehenden Objekten (z. B. Geschäftsfälle) Dokumente erstellt oder importiert werden.
Öffnen Sie zunächst den Geschäftsfall aus dem entsprechenden Ordner - in unserem Beispiel aus dem Ordner <Zuständig> - zur weiteren Bearbeitung.
Es werden nun im Eingabebereich die Metadaten des Geschäftsfalles angezeigt. Für die Einbindung von Dokumenten muss der Bereich "Inhalt" markiert sein. In der Schaltfläche <Hinzufügen> sind alle Funktionen zur Einbindung von Dokumenten abgebildet.
| 1. |
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Schnellfunktion, um in ISO.web ein neues Dokument aus einer Vorlage zu erstellen. |
| 2. |
|
Optionsschaltfläche mit allen für die Dokumentenverwaltung relevanten Funktionen:
<+Hinzufügen>
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Dokumente importieren
Sie können bereits erstellte Dokumente importieren und mit einem Geschäftsfall verknüpfen. Wählen Sie die Optionsschaltfläche 
und den Eintrag <Dokument(e) importieren>:
Im folgenden Dialog wählen Sie die einzubinden Dokumente aus und starten den Upload:
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Die Dokumente werden aus dem Verzeichnissystem ausgewählt oder per |
Mit der Schaltfläche <Fenster schließen> wird die Aktion abgeschlossen und das Downloadfenster geschlossen. |
Das importierte Dokument wird nun im Inhaltsbereich des Geschäftsfalles angezeigt und kann per Klick oder über die Schaltfläche <Öffnen> in der Dokumentenvorschau angezeigt werden.
Der Dokument-Status <Verfügbar> bedeutet, dass das Dokument zur Bearbeitung zur Verfügung steht.
Neues Dokument aus einer Vorlage erstellen
Wählen Sie die Schaltfläche 
, um in ISO.web ein neues Dokument aus einer Vorlage zu erstellen:
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Im Auswahlfeld "Bereich" sind die Vorlagen strukturiert. Wählen Sie eine Vorlage |
Nach Auswahl der Vorlage wird ein Dialogformular zur Eingabe der Dokumentenbezeichnung und einer Beschreibung geöffnet. Darüber hinaus kann das Dokument kategorisiert werden. |
Nach dem Speichern der Metadaten des Dokuments wird das Dokument in einer Dokument-Vorschau angezeigt. Sie können nun das Dokument bearbeiten, indem Sie das Dokument über die Schaltfläche <Datei herunterladen> (1), in Ihrem Verzeichnissystem zwischenspeichern, in der entsprechenden Anwendung (z. B. MS-Word) bearbeiten und dann In der neuen Version über die Schaltfläche <Neue Version hochladen> wieder uploaden. Der genaue Ablauf ist selbsterklärend und im Detail bereits im Abschnitt "Dokumente importieren" (siehe oben) beschrieben.
Weitere Funktionen in der Dokumentenverwaltung
Ist ein Dokument in der Dokument-Vorschau geöffnet, stehen über das Optionsfeld folgende weitere Funktionen zur Dokumentenverwaltung zur Verfügung.
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<Bearbeiten> <Stornieren> <Journal> |
06 Weitergabe und Verteilung von Geschäftsfällen
In diesem Kapitel behandeln wir die Verarbeitung eines Geschäftsfalles im Zusammenwirken der Bearbeiter/innen (z. B. Sekretariat, Administration) und der Schulleitung in der Rolle des Genehmigers/der Genehmigerin.
Festlegen der Rollenverteilung Bearbeiter/in und Genehmiger/in
Die Verteilung der Rollen für die Bearbeitung und Genehmigung kann bereits beim Anlegen des Geschäftsfalles festgelegt werden. Damit wird der Geschäftsfall in dieser Abfolge (Bearbeiterin - GenehmigerIn) verarbeitet. Siehe dazu das Kapitel <Erstellen eines neuen Geschäftsfalles>
Freigeben eines Geschäftsfalles
Nach dem Anlegen wird ein Geschäftsfall zur Bearbeitung freigegeben. Der Geschäftsfall wird dann im Ordner "Zuständig" des Bearbeiters/der Bearbeiterin angezeigt. Optional kann der Bearbeiter/die Bearbeiterin auch im Stadium der Freigabe bestimmt werden.
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Bearbeiten des Geschäftsfalles und Weitergabe zur Genehmigung
Im Rahmen der Bearbeitung eines Geschäftsfalles werden z. B. Dokumente erstellt, eingebunden und anschließend versandt. Nähere Einzelheiten dazu finden Sie in folgenden Kapiteln <Dokumentenverwaltung> und <Erstellen von Ausgangsstücken>. Nach Fertigstellung wird die Bearbeitung mit der Aktion <Bearbeitung abschließen> abgeschlossen und der Geschäftsfall zur Genehmigung weitergegeben.
Genehmigung des Geschäftsfalles
Nach Abschließen der Bearbeitung wird der Geschäftsfall zur Genehmigung (in der Regel je nach Festlegung der Zuständigkeiten durch den Schulleiter/die Schulleiterin) übermittelt. Im folgenden Dialogformular wird der Genehmigungsprozess durchgeführt und abgeschlossen. Bei Ablehnung wird der Geschäftsfall mit einem entsprechenden Kommentar an den Bearbeiter/die Bearbeiterin retourniert.
Nach dem Genehmigungsprozess hat der Geschäftsfall den Status <Abgeschlossen>.
Ablegen des Geschäftsfalles
Mit der Schaltfläche <Ablegen> wird der Geschäftsfall in die Ablage verschoben.
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Mit der Schaltfläche <Ausführen> wird der Vorgang abgeschlossen, zuvor kann eine Anmerkung erfasst werden. Der Geschäftsfall wird im Ordner <Erledigt> abgelegt.
Wiederherstellen eines Aktes
Ein Geschäftsfall, der sich in der Ablage befindet, kann durch die Aktion <Wiederherstellen> im rechten oberen Bildschirmfenster erneut zur Bearbeitung freigegeben werden.
Teilen eines Aktes
Freigegebene Eingangsstücke, Geschäftsfälle und Personalgeschäftsfälle können über die Funktion "Teilen" mit anderen Personen systemintern oder per E-Mail geteilt werden.
Dazu wird zunächst über das Bearbeitungsmenü der Punkt "Teilen" gewählt.
Anschließend öffnet sich der Teilen-Dialog mit drei verschiedenen Möglichkeiten. Es muss mindestens ein(e) Empfängerin in einem der drei Felder ausgewählt werden, es können allerdings beliebig viele Empfängerinnen pro Feld angegeben werden.
Empfänger die unter Stellungnahme oder Kenntnisnahme ausgewählt werden, sind interne Empfänger - verfügen also über einen Zugang zu ISO.web. Je nach Auswahl wird der Geschäftsfall dann in den Eingang des Benutzers gelegt und mit der jeweiligen Aktion verbunden. Eine E-Mail Benachrichtigung erfolgt in diesem Fall nicht.
Wird hingegen eine Weitergabe an externe Empfänger ausgewählt, so wird der Geschäftsfall per E-Mail an den ausgewählten Empfänger versendet. Für die Versendung an externe Empfänger ist aber aus Gründen der Übersichtlichkeit und besseren Verarbeitung die (manuelle) Erstellung eines Ausgangsstücks zu präferieren.
Bei der internen Weitergabe werden die Felder "Ausführen bis" bzw. "Anweisung" in die Aufgabe (Stellungnahme oder Kenntnisnahme) für den jeweiligen Benutzer übernommen.
07 Erstellen von Ausgangsstücken
Um die mit einem Geschäftsfall verknüpften Dokumente zu versenden, muss zum bestehenden Geschäftsfall ein Ausgangsstück angelegt werden. Sie öffnen dazu den Geschäftsfall und wechseln in den Inhaltsbereich. Über die Schaltfläche <Hinzufügen> im Fensterbereich rechts wird ein Ausgangsstück neu angelegt:
Schritt 1: Inhaltsbereich des Geschäftsfalles (GF) öffnen
Schritt 2: Aktion <Hinzufügen> wählen, um ein Ausgangsstück anzulegen.
Im folgenden Dialog wählen Sie die Formatvorlage "Ausgangsstück (AUS)" und ändern unter Umständen den Betreff. Sie können ebenfalls ein "Ausgangsstück an BD" direkt an die Bildungsdirektion adressieren. (Hier ist der Empfänger mit der IDeal Adresse der Bildungsdirektion vorausgefüllt)
Ausgangsstück an BD
Ebenfalls besteht die Möglichkeit, über das Kontextmenü eines Geschäftsfalls, direkt ein Ausgangsstück an die BD zu erstellen.
Schritt 3: Vorlage <Ausgangsstück (AUS)> anlegen - Betreffzeile pflegen
Es wird nun das Dialogformular geöffnet, in welches alle für den Versand relevanten Informationen (z. B. Empfänger, Dokumente) eingegeben werden.
Schritt 5: Sendeinformationen pflegen
1) Abschnitte des Sendedialogs: Im Abschnitt <Nachricht> sind alle Sendeinformationen zusammen gefasst. In den Abschnitten <Empfängerinnen>, <Anlagen>, usw. können die jeweiligen Sendeinformationen detailliert werden.
2) Adressfeld <An>: Hier wählen Sie Empfängerinnen des Ausgangsstücks aus. Die verfügbaren Empfängerinnen erhalten Sie per Mausklick in das Feld.
3) Betreff-Zeile: Hier kann die Betreffzeile editiert werden.
4) Anlagen: Hier werden die Dokumente ausgewählt, die gesendet werden sollen. Mit einem Mausklick in das Feld erhalten Sie die für den Geschäftsfall verfügbaren Dokumente.
Weiters können neue Dokumente bei Bedarf über "Dokument(e) importieren" hinzugefügt werden.
5) Verarbeitungsvermerke: Hier pflegen Sie Verarbeitungsvermerke wie z. B. "Dringend".
6) Texteditor: Hier können Sie ein Begleitschreiben erstellen. Dafür stehen auch einige Formatierungswerkzeuge (z. B. Fettschrift) zur Verfügung.
Unter <Anlagen> können mit Mausklick in das Feld die mit dem Geschäftsfall verknüpften Dokumente zum Senden hinzugefügt werden. Dokumente werden mit Klick auf X entfernt werden.
Möchten Sie weitere Dokumente hinzufügen, so kann dies über "Dokument(e) importieren" im <Anlagen> Reiter ebenfalls erfolgen.
Im Texteditor können Sie ein Begleitschreiben erstellen, das mit den ausgewählten Dokumenten dem Empfänger/der Empfängerin übermittelt wird. Es stehen dafür einige Formatierungswerkzeuge und Formatvorlagen zur Verfügung.
Die Empfänger/innen können auch in der Detailansicht im Abschnitt <Empfänger> über die Schaltfläche <Hinzufügen> (1.) zugeordnet werden. In der Auswahlliste wird die Empfänger/innen (2.) und die Versandart (3.) ausgewählt. Neben der Übertragung über I.Deal als sichere, verschlüsselte Versandart kann das Ausgangsstück auch per E-Mail übermittelt werden. Die Versandart "Postalisch" kennzeichnet den Versand als Papierdokument.
Nach dem Speichern wird der Empfänger/die Empfängerin im Formular angezeigt. Über die Schaltfläche <Hinzufügen> können weitere Empfänger/innen hinzugefügt werden.
Im Abschnitt <Anlagen> können die Dokumente ausgewählt werden, die an die Empfänger/innen übermittelt werden sollen.
Der Sendevorgang wird über die Schaltfläche <Versenden> ausgeführt.
Schritt 6: Versenden
Es gibt 2 Möglichkeiten den Versand durchzuführen.
1.) Bearbeiten Abschließen und Versenden:
Hier wird direkt die Bearbeitung des übergeordneten Geschäftsfalles abgeschlossen und das offene Ausgangsstück versendet.
Weiters kann das Versenden nachwievor über das Burgermenü (3 horizontale Striche) durchgeführt werden, ohne das bei dem übergeordneten Geschäftsfall die Bearbeitung abgeschlossen wird.
2.) Wird die Bearbeitung bei dem übergeordneten Geschäftsfall abgeschlossen, bevor der Versand auf Ausgangsstück-Ebene in irgendeiner Form durchgeführt wurde, so wird dieser mit dem Abschluss automatisch durchgeführt.
Das Ausgangsstück ist nun mit dem Geschäftsfall verknüpft und wird auch im Ordner <Ausgang> angezeigt:
Anzeige im Ordner <Ausgang>
Verknüpfung des Ausgangsstücks (AUS) mit dem Geschäftsfall (GF)
Status eines Ausgangsstücks:
Versand - Die Nachricht wurde versendet, der Empfang wurde noch nicht bestätigt
Abgeschlossen - Der Empfang wurde von allen Empfängern bestätigt
Fehlgeschlagen - Die Nachricht konnte an einen oder mehrere Empfänger nicht zugestellt werden
Unterschied zwischen Teilen und einem Ausgangsstück
Beim "Teilen" wird der gesamte Inhalt des Geschäftsfalls oder des Eingangsstück an den jeweiligen Empfänger oder an die jeweiligen Gruppen übermittelt.
Es wird immer die Standard-Versandmethode des jeweiligen Kontaktes genommen.
08 Musterprozesse
In diesem Kapitel werden mögliche Mustergeschäftsfälle aus dem Schulbetrieb mit einem Verweis auf die Abbildung in ISO.web beschrieben. Wir weisen darauf hin, dass die einzelnen Prozessschritte von der Aufbau- und Ablauforganisation der jeweiligen Schule abhängen und die beschriebenen Prozessschritte daher nur eine mögliche Variante darstellen. Die Prozesse hängen von der konkreten Geschäfts- und Kanzleiordnung der Schule (z. B. Approbationsbefugnisse) ab.
Sämtliche Personenbezeichnungen in den Musterprozessen gelten sowohl für das männliche als auch weibliche Geschlecht.
P-01 Musterprozess
| P-01 | Musterprozess mit Einbringen eines Bediensteten der Schule | ||
| Dieser Prozess beschreibt die Neuanlage und weitere Verarbeitung eines Geschäftsfalles an der Schule, der durch ein Einbringen (Papierdokument) einer Lehrperson (z. B. Ansuchen um Karenzurlaub) entsteht. | |||
| Schritt | Aktivität | Rolle | Abbildung in ISO.Web |
|---|---|---|---|
| 01 | Scannen des Einbringens | Sekretariat | |
| 02 | Erstellen eines neuen Geschäftsfalles | Sekretariat | Neu | Personalgeschäftsfall (PGF) |
| 03 | Importieren des gescannten Dokumentes | Sekretariat | Hinzufügen | Dokument(e) importieren |
| 04 | Weitergeben an Schulleiter/in | Sekretariat | Aktion <Freigeben> |
| 05-01 |
Einsichtsvorschreibung |
Schulleiter | Teilen des PGF Aktion <Stellungnahme> |
| 05-02 | Stellungnahme | ADM / AV | |
| 06 | Weitergeben an Sekretariat ... mit Schreibauftrag |
Schulleiter | Bearbeiten | ... Bearbeiter festlegen |
| 07 | Erstellen des Dokumentes (Begleitschreiben zum Einbringen) |
Sekretariat | Hinzufügen | Dokument (Standardbrief, ...) |
| 08 | Erstellen eines Ausgangsstückes ... Eingeben der Sendeinformationen |
Sekretariat | Hinzufügen | Ausgangsstück |
| 09 | Weitergeben zur Genehmigung | Sekretariat |
|
| 10 | Genehmigung ... Versenden |
Schulleiter |
|
| 11 | Ablegen des Geschäftsfalles | Sekretariat | Aktion <Ablegen> |
P-02 Musterprozess
|
P-02 |
Musterprozess mit Eingangsstück des LSR/SSR |
||
|
Dieser Prozess beschreibt die Bearbeitung eines Geschäftsfalles, der durch ein Eingangsstück des LSR/SSR entsteht. |
|||
|
Schritt |
Aktivität |
Rolle |
Abbildung in ISO.Web |
|---|---|---|---|
|
01 |
Öffnen des Personalgeschäftsfalles |
Sekretariat |
Ordner <Eingang> |
|
02 -01 |
Einsichtsvorschreibung |
Sekretariat |
|
|
02-02 |
Stellungnahme Administrator |
ADM /AV |
|
|
03 |
Bei positiver Prüfung: |
Sekretariat |
|
|
04 |
Nach Unterfertigung: |
Sekretariat |
Hinzufügen | Dokument(e) importieren |
|
05 |
Erstellen eines Ausgangsstückes |
Sekretariat |
Hinzufügen | Ausgangsstück |
|
06 |
Weitergeben zur Genehmigung |
Sekretariat |
Aktion <Bearbeitung abschließen> |
|
07 |
Genehmigen des Geschäftsfalles |
Schulleiter |
Aktion <Genehmigen> |
|
08 |
Ablegen des Geschäftsfalles |
Schulleiter |
Aktion <Ablegen> |
P-03 Musterprozess
|
P-03 |
Musterprozess mit Übermittlung eines Dokuments per I.Deal |
||
|
Dieser Prozess beschreibt die Vorlage einer Prüfungsgebührenabrechnung für die Reifeprüfung. Der Administrator generiert die Prüfungsabrechnung aus Sokrates (Excel-Dokument); nach Genehmigung durch den Schulleiter wird sie per I.Deal an den LSR/SSR übermittelt. |
|||
|
Schritt |
Aktivität |
Rolle |
Abbildung in ISO.Web |
|---|---|---|---|
|
01 |
Erstellen eines neuen Geschäftsfalles |
Administrator |
|
|
02 |
Importieren der Dokumente |
Administrator |
Hinzufügen | Dokument(e) importieren |
|
03 |
Erstellen eines Dokumentes |
Administrator |
Hinzufügen | Dokument | (Vorlage) |
|
04 |
Erstellen eines Ausgangsstückes |
Administrator |
Hinzufügen | Ausgangsstück |
|
05 |
Weitergeben zur Genehmigung |
Administrator |
Aktion <Bearbeitung abschließen> |
|
06 |
Genehmigung |
Schulleiter |
Genehmigen |
|
07 |
Ablegen des Geschäftsfalles |
Schulleiter |
Aktion <Ablegen> |
P-04 Musterprozess
|
P-04 |
Musterprozess mit Eingangsstück ohne weitere Verarbeitung |
||
|
Dieser Prozess beschreibt die Verarbeitung eines Eingangsstückes des LSR/SSR. Der Schulleiter als Bearbeiter stellt fest, dass keine weitere Bearbeitung des Eingangsstückes notwendig ist. |
|||
|
Schritt |
Aktivität |
Rolle |
Abbildung in ISO.Web |
|---|---|---|---|
|
01 |
Eingangsstück öffnen |
Sekretariat |
Ordner <Posteingang> |
|
02-01 |
Weitergeben an Schulleiter |
Sekretariat |
Teilen | Zur Stellungnahme |
|
02-02 |
Stellungnahme des Schulleiters |
Schulleiter |
<Stellungnahme> |
|
03 |
Ablage |
Sekretariat |
Aktion <Ablegen> |
P-05 Musterprozess
|
P-05 |
Musterprozess mit Eingangsstück LSR/SSR und Übermittlung an ausgewählte Lehrer |
||
|
Dieser Prozess beschreibt die Verarbeitung eines Eingangsstückes des LSR/SSR und die Übermittlung von Dokumenten an ausgewählte Lehrerpersonen der Schule. Im konkreten Fall wird die Ausschreibung eines Literatur-Wettbewerbes für Schüler an die Deutsch-Lehrer der Schule übermittelt. |
|||
|
Schritt |
Aktivität |
Rolle |
Abbildung in ISO.Web |
|---|---|---|---|
| 01 | Öffnen des Eingangsstückes | Sekretariat | Ordner <Eingang> |
|
02 |
Erstellen eines neuen Geschäftsfalles |
Sekretariat |
|
|
03 |
Weitergeben an Schulleiter |
Sekretariat |
Aktion "Teilen" |
|
04 |
Stellungnahme des Schulleiters |
Schulleiter |
|
|
05 |
Erstellen eines Ausgangsstückes |
Sekretariat |
Aktion <Bearbeitung abschließen> |
|
06 |
Genehmigung |
Schulleiter |
Aktion <Genehmigen> |
|
07 |
Ablegen des Geschäftsfalles |
Schulleiter |
Aktion <Ablegen> |
09 Verwaltung von Stichwörtern, Fach- und Versandgruppen
In diesem Abschnitt zeigen wir, wie in ISO.web eigene Stichwörter, Fach- und Versandgruppen angelegt und verwaltet werden können.
Gehen Sie zunächst auf den Menüpunkt "Einstellungen" und wählen Sie weiterführend "Schulspezifische Stichwörter".
Eigene Stichwörter:
Es werden nun im Hauptfenster die eigens angelegten Stichwörter angezeigt und neben dem hinzufügen eines neuen Stichworts, können Sie bestehende "Bearbeiten", "Löschen" oder "Deaktivieren".
Achtung: Löschen ist nur dann möglich, wenn sich das Stichwort nicht in Verwendung befindet. Wie oft das Stichwort in Verwendung ist, wird durch die Zahl unterhalb der Raute (#) dargestellt.
Verwendung: Eigene Stichwörter können zu Geschäftsfällen, Eingangsstücken, Personalkontakten (LehrerInnen / Verwaltung), Kontakten und Terminen hinzugefügt werden.
Dies ermöglicht es über die Schnellsuche und diverse Abfragen, alle mit einem Stichwort verknüpften Items gesondert anzuzeigen.
Eigene Fachgruppen:
Über die ausklappbare Liste neben "Stichwortkatalog", kann man zu den eigenen Fachgruppen wechseln.
Wie bei den "Eigenen Stichwörtern", werden im Hauptfenster die eigens angelegten Fachgruppen angezeigt und können ebenso "Bearbeitet", "Gelöscht" oder "Deaktiviert" werden.
Achtung: Löschen ist nur dann möglich, wenn sich die Fachgruppe nicht in Verwendung befindet. Wie oft die Fachgruppe in Verwendung ist, wird durch die Zahl unterhalb der Raute (#) dargestellt.
Verwendung: Eigene Fachgruppen können zu Personalkontakten (LehrerInnen / Verwaltung) hinzugefügt werden.
Dies ermöglicht es über die Schnellsuche und diverse personenbezogene Abfragen, alle mit einer Fachgruppen verknüpften Personen, gesondert anzuzeigen.
Ebenso ist der Versand von Ausgangsstücken an eigens definierte Fachgruppen möglich.
Eigene Versandgruppen:
Über die ausklappbare Liste neben "Stichwortkatalog", kann man zu den eigenen Versandgruppen wechseln.
Wie bei den eigenen "Stichwörtern" und "Fachgruppen", werden im Hauptfenster die eigens angelegten Versandgruppen angezeigt und können ebenso "Bearbeitet", "Gelöscht" oder "Deaktiviert" werden.
Achtung: Löschen ist nur dann möglich, wenn sich die Versandgruppe nicht in Verwendung befindet. Wie oft die Versandgruppe in Verwendung ist, wird durch die Zahl unterhalb der Raute (#) dargestellt.
Verwendung: Eigene Versandgruppen können zu Personalkontakten (LehrerInnen / Verwaltung) und Kontakten wie Stichwörter hinzugefügt werden.
Dies ermöglicht, unabhängig von Fachgruppen und Anstellung (Lehr- & Verwaltungspersonal), den Versand von Ausgangsstücken an eigens definierte Versandgruppen.
10 Zuordnen von Geschäftsfällen
Zuordnen von Geschäftsfällen
Neben dem ursprünglichen Zuordnen von Eingangsstücken zu Geschäftsfällen, stehen nun weitere Funktionen mittels eines "Assistenten" zur Auswahl:
- Geschäftsfälle können anderen Geschäftsfällen zugeordnet werden. (Zuordnen)
- Für bestehende Geschäftsfälle kann die Geschäftsfallart geändert werden. (Umprotokollieren - nur beim Zuordnen von Geschäftsfällen)
- Eingangsstücke und Geschäftsfälle können mehreren LehrerInnen zugeordnet werden. (Personal-Geschäftsfall)
- Beim Zuordnen eines Eingangsstückes, kann direkt ein neuer Ziel-Geschäftsfall über den Assistenten erstellt werden. (GF Neuanlage - Nur beim Zuordnen von Eingangsstücken)
Zuordnen von Eingangsstücken:
Zuordnen von Geschäftsfällen:
Die beiden oberen Darstellungen unterscheiden sich nur durch die Punkte "GF Neuanlage" (Beim Zuordnen von Eingangsstücken) und "Umprotokollieren" (Beim Zuordnen von Geschäftsfällen)
Zuordnen:
Neuerdings ist es möglich, neben Eingangsstücken auch Geschäftsfälle zu Geschäftsfällen zuzuordnen
In Schritt 2 des Assistenten, kann man über diverse Suchkriterien, den gewünschten Geschäftsfall suchen.
Hat man ein Eingangsstück oder einen Geschäftsfall gefunden, dann kann direkt über den Button "Zuordnen" die Zuordnung erfolgen.
Mit einem Klick auf "Weiter" wird vor der Zuordnung noch eine Zusammenfassung der Aktion angezeigt.
Trennen einer Zuordnung:
Wurde eine Zuordnung versehentlich durchgeführt, dann kann diese jederzeit wieder über den Ziel-Geschäftsfall getrennt werden.
Umprotokollieren:
Je nachdem ob ein Geschäftsfall zu einem Personal-Geschäftsfall umprotokolliert werden soll oder Viceversa, steht unter Schritt 2 des Assistenten die mögliche Ziel-Geschäftsfallart zur Auswahl.
In dem oben ersichtlichen Beispiel, im Falle eines Personal-Geschäftsfall kann nach Eingabe der Daten direkt umprotokolliert werden oder man kommt mit einem Klick auf "Weiter" zu der Zusammenfassung.
GF Neuanlage:
Mit der Funktion GF Neuanlage kann ein Eingangsstück in einen neuen Geschäftsfall eingeordnet werden.
Dazu wählen Sie bei Schritt 2 des Assistenten die gewünschte Geschäftsfallart und gehen entweder direkt auf "Zuordnen" oder auf "Weiter" um zur Zusammenfassung zu gelangen.
Personal-Geschäftsfall:
Sowohl Eingangsstücke als auch Geschäftsfälle können mit der Funktion "Personal-Geschäftsfall" einer oder mehrere Personen zugeordnet werden.
Eingangsstücke werden in einen Personal-Geschäftsfall eingeordnet und Geschäftsfälle werde umprotokolliert.
Dazu suchen Sie bei Schritt 2 nach den gewünschten Personen, selektieren diese und gehen entweder direkt auf "Zuordnen" oder auf "Weiter" um zur Zusammenfassung zu gelangen.
11 Personal
In diesem Abschnitt behandeln wir den ISO.web Bereich Personal und die jeweiligen Unterabschnitte
Der Bereich Personal stellt sich aus 4 Unterbereichen zusammen.
- LehrerInnen
- Verwaltung
- Lehrtätigkeit
- Personalbedarf
LehrerInnen
Im Bereich LehrerInnen werden alle zugewiesenen oder sich in Mitverwendung befindlichen Lehrkräfte angezeigt.
Klickt man auf einen Personalkontakt, dann wird einem im rechten Bildschirmbereich die Detailansicht von diesem angezeigt.
Neben dem Bereich, der Personalnummer und dem Vertrag, werden in der Übersicht, alle mit der Person verknüpften Geschäftsfälle (Personal-Geschäftsfälle, Lehrtätigkeitsausweise, etc.) aufgelistet.
Unter "Weitere Informationen anzeigen", sind diverse Stammdaten der Lehrkraft ersichtlich.
Möchte man Dokumente, Personal-Geschäftsfälle, Weiterverwendungen oder Termine beilegen, dann kann man dies mit einem Klick auf "+ Hinzufügen" tun.
Unter Fächerzuordnung, ist der verknüpfte Lehrtätigkeitsausweis hinterlegt.
Ebenfalls kann man direkt, mit einem Klick auf "Zum Lehrtätigkeitsausweis" zu diesem navigieren.
Lehrtätigkeit
Im Bereich Lehrtätigkeit, werden die Lehrtätigkeitsausweise (LTA) der zugewiesenen LehrerInnen verwaltet.
Tritt einer der LehrerInnen den Dienst nicht an, so kann die Schule dies direkt in dem Bereich an die Bildungsdirektion übermitteln.
Aktiv: Gibt an, dass ein LTA bereits an die Bildungsdirektion übermittelt wurde
Fehlend: Gibt an, dass noch kein LTA hochgeladen wurde
Hochgeladen: Gibt an, dass eine Genehmigung der Schulleitung fehlt, bevor der LTA an die Bildungsdirektion übermittelt wird.
Personalbedarf
Im Bereich Personal befinden sich alle Personalbedarfsmeldungen und Weiterverwendungen einer Schule.
Diese können nach dem Status, der Art und dem Schuljahr gefiltert werden.
Personalbedarf / Weiterverwendung erstellen:
Um einen neuen Personalbedarf oder eine Weiterverwendung zu erstellen, klicken Sie auf "Neu" und wählen die gewünschte Vorlage.
Personalbedarf:
Bei einer Personalbedarfsmeldung sind die Felder "Schuljahr" und "Fach" Pflichtfelder.
Neben eines bevorzugten Fachzusatz, können auch Qualifikationen sowie eine Befristung angegeben werden.
Achtung: Freitextfelder wie "Anmerkung" werden bei der Ausschreibung publiziert.
Anschließend gehen Sie auf "Speichern" und "Freigeben" um die Personalbedarfsmeldung an die Bildungsdirektion zu übermitteln.
Wurde der Personlabedarf erfolgreich einer Ausschreibung zugeordnet, so wird diese Information
Weiterverwendung:
Bei einer Weiterverwendung sind die Felder "LehrerIn" und das "Fach" Pflichtfelder.
Ebenfalls kann angegeben werden, ob die Lehrkraft stellvertretend für eine andere weiterverwendet werden soll.
Keine Weiterverwendung:
Dadurch wird bekannt gegeben, ab wann das Dienstverhältniss einer befristeten Person endet.
Diese Meldung ist auch im laufenden Schuljahr erforderlich.
Erklärung der verschiedenen Status:
Entwurf = Die Personalbedarfsmeldung / Weiterverwendung befindet sich noch in Bearbeitung und wurde noch nicht an die Bildungsdirektion übermittelt.
Versand = Die Personalbedarfsmeldung / Weiterverwendung wurde an die Bildungsdirektion übermittelt.
Warten = Die Bildungsdirektion hat die Personalbedarfsmeldung / Weiterverwendung erhalten.
Auswahl = Zu Ihrer Personalbedarfsmeldung gibt es verfügbare Bewerber.
Abgeschlossen = Einer der Bewerber wurde Ihrer Schule zugewiesen, die Personalbedarfsmeldung wurde somit abgeschlossen.
Verwaltung
Im Bereich Verwaltung, wird das der Schule zugewiesene Verwaltungspersonal angezeigt.
Klickt man auf einen Verwaltungskontakt, dann wird einem im rechten Bildschirmbereich die Detailansicht von diesem angezeigt.
Neben dem Bereich, der Personalnummer und dem Vertrag, werden in der Übersicht, alle mit der Person verknüpften Geschäftsfälle aufgelistet.
Unter "Weitere Informationen anzeigen", sind diverse Stammdaten der Person ersichtlich.
Möchte man Dokumente, Personal-Geschäftsfälle, Weiterverwendungen oder Termine beilegen, dann kann man dies mit einem Klick auf "+ Hinzufügen" tun.
12 Import von Kontakten via vCard (.vcf-Dateien)
Import von Kontakten via vCard
Eine vCard ist eine "elektronische Visitenkarte" um Kontaktinformationen zu versenden und zu speichern.
Die meisten E-Mail Programme können Kontaktdaten als vCard einlesen und exportieren.
Die übliche Dateiendung für vCard Dateien ist .vcf.
Import von Kontakten via vCard:
Gehen Sie auf "Dateie(en) auswählen oder hierher ziehen" und navigieren Sie auf Ihrem Computer zu der gewünschten vCard Datei.
Sie haben nun die Auswahl einen bestehenden Kontakt zu aktualisieren oder einen neuen Kontakt im Zuges des Imports zu erstellen.
Versuchen Sie einen bestehenden Kontakt erneut zu importieren und selektieren nicht "Bestehende Kontakte aktualisieren", so wird Ihnen eine dementsprechende Fehlermeldung angezeigt.
Bei erfolgreichem Import wird dies durch den Status gekennzeichnet und Sie können die Liste aktualisieren.
13 Kalender
Übersicht Kalender
Im Menübaum (links) von INTERCOM School Office befindet sich Menüpunkt "Kalender".
Der Kalender ermöglicht Ihnen Terminübersicht und Terminverwaltung ihrer eigenen Termine und der Schultermine.
Weiters können Sie an Ihre Kollegen Einladungen zu Terminen und Besprechungsanfragen versenden.
Darüber hinaus können sie zwischen den unterschiedlichen Ansichten (Tag, Woche, Monat und Jahr wählen)
Der jeweils aktuelle (heutige) Tag ist farblich zur besseren Übersichtlichkeit besonders hervorgehoben.
Terminanlage - neue Termine - Termine bearbeiten
Diese Aktionen werden in einem eigenen Hilfeartikel behandelt.
Menüaktionen
Hier sind die Funktionen beschrieben, mit dem Sie den Kalender steuern können.
Suchen
In das Feld "Suchen" können Sie die Bezeichnung eines Termins eingeben und so auf den entsprechenden Kalendereintrag navigieren.
Sobald Sie mit einer Texteingabe in das Suchfeld beginnen, erscheint eine Ergebnisliste, aus der Sie das gewünschte Suchergebnis direkt auswählen können.
Zu Datum springen
Mit der Funktion "Zu Datum springen" können Sie direkt auf ein gewünschtes Datum springen.
Heute - bzw. "<" ">"
Mit der Funktion "Heute" können Sie direkt auf das heutige Datum springen. Mit den Pfeilen "<" früher bzw ">" später können Sie in der jeweiligen Ansicht eine Seite vor- bzw. zurück springen. Beispiel: Monatsansicht:
Schnellfilter
Über die entsprechenden Schnellfilter in der Menüleiste über dem Kalender können Sie
mit einem Klick aus den folgenden Filtern wählen:
- Eigene: Zeigt Ihnen Ihre eigenen Termine an.
- Teilnehmend: Zeigt Ihnen die Termine an, zu denen Sie eine Einladung bekommen haben, bzw
jene Termine bei denen noch eine Einladung ausständig ist. - Schule: Zeigt Ihnen die Schultermine an
- Allgemeine: Zeigt Ihnen die allgemeinen Termine an.
- Bildungskalender: Zeigt nur Bildungskalender-Termine bezogen auf den Schultyp und der Schulart an.
- Gesamter Bildungskalender: Zeigt alle Bildungskalender-Termine, unabhängig des Schultyps und der Schulart an.
Die jeweils farblich unterlegten Filter sind aktiv.
Mit einem Klick lassen sich die Filter ein- und ausschalten.
" + Neu "
Mit der Funktion " + Neu" können Sie einen neuen Kalendereintrag erstellen. Hier werden grundlegendste Informationen dargestellt. Die Details befinden sich unter der eigenen Hilfeseite zu "Terminen"
Sobald sie auf die Schaltfläche " + Neu " gedrück haben erscheint das Formular für einen neuen Termin
Sie können die folgenden Felder befüllen bzw. aus vorgegebenen Werten auswählen:
- Kategorie: Auswahl zwischen "Termin", "Urlaub", "Feiertag", "Schulautonomer Tag"
- Kalender: Auswahl zwischen "Eigener Kalender", "Schulkalender" und "Allgemeiner Kalender"
- Bezeichnung: Bezeichnung des Termins
- Beschreibung: genauere Beschreibung des Termins
- Beginn-/Ende: Beginn und Ende des Termins inkl Uhrzeit
- Ganztägig: optional: anstatt der Uhrzeit kann auch "ganztägig" gewählt werden
- Teilnehmer: Aus der Liste der Personen an Ihrer Schule können Sie Teilnehmer wählen
- Ort: Ort des Termins
- Öffentlich: ja / nein
Menu 
In diesem Menü finden Sie weitere Funktionen und Bedienelemente des Kalenders:
"+ Neu"
Analog zur funktion aus dem Menü. Dient zur Neuanlage eines Termins.
Hier können Sie die aktuelle Kalenderansicht ausdrucken
Termine importieren
Mit dieser Funktion können Sie Termine aus externen Datenquellen in einen der folgenden Kalender importieren:
- Eigener Kalender
- Schulkalender
- Allgemeiner Kalender
Die unterstützen Dateiformate sind:
- .ical
- .icalender
- .ics
- .ifb
- .ifbs
Für den Import wähen Sie zuerst den Kalender aus "Eigene, Schulkalender oder allgemeiner Kalender" und wählen Sie dann die Datei in der Dateiauswahlbox aus.
Mit dem Klick auf "öffnen" wird der Importvorgang gestartet.
Ansicht wechseln
Hier können Sie die Kalenderansicht umschalten. Sie können zwischen den folgenden Ansichten wählen:
- Tag
- Woche
- Monat
- Jahr (Liste)
14 Termine
Termine können mit einem Klick in den Kalender (auf den jeweiligen Tag) oder über "Neu" angelegt werden.
Bei einer Neuanlage kann man zwischen 3 unterschiedlichen Kalenderarten wählen.
- Eigener Kalender - Termine sind nur für einen persönlich ersichtlich
- Schulkalender - Diese Termine sind von allen Schooloffice Benutzern einsehbar
- Allgemeiner Kalender -
Sie können die folgenden Felder befüllen bzw. aus vorgegebenen Werten auswählen:
- Kategorie: Auswahl zwischen "Termin", "Urlaub", "Feiertag", "Schulautonomer Tag"
- Kalender: Auswahl zwischen "Eigener Kalender", "Schulkalender" und "Allgemeiner Kalender"
- Bezeichnung: Bezeichnung des Termins
- Beschreibung: genauere Beschreibung des Termins
- Beginn-/Ende: Beginn und Ende des Termins inkl. Uhrzeit
- Ganztägig: optional: anstatt der Uhrzeit kann auch "ganztägig" gewählt werden
- Teilnehmer: Aus der Liste der Personen an Ihrer Schule können Sie Teilnehmer wählen
- Ort: Ort des Termins
- Öffentlich: ja / nein
Teilnehmer:
Einladungen können nur an die Personen an Ihrer Schule versendet werden.
Schooloffice Benutzer erhalten diese in den Ordner "Eingang".
Dem Lehrpersonal ohne Schooloffice Zugang wird die Termin-Einladung via E-Mail zugesendet.
