IntegratedHelp
- General
- Incoming
- Bizcase
- Document
- Outgoing
- Kalender
- Kalender Termin
- Research
- Settings
- Person
- Organisation
- Personal
- Papierkorb
General
Mail-Adresse, Anzeigebild und Kennwort ändern
|
Sie können jederzeit Ihr Profil bearbeiten und damit Ihre persönlichen Einstellungen anpassen. Bitte klicken Sie zuerst auf das Benutzerbild rechts oben und dann auf Ihren Namen. |
|
Es öffnet sich dann eine Eingabemaske am Anmelde-Server: |
|
Nach dem Klick auf "Ändern" in der E-Mail - Zeile können Sie Ihre E-Mailadresse ändern. Durch Klick auf "Auswählen" (unterhalb des Profilbildes) können Sie ein anderes Bild auswählen. Beim folgenden Fenster öffnet sich bei Klick auf "Bild auswählen": |
|
dann ein Fenster des Windows-Explorers Ihres Arbeitsplatzes, wo Sie ein neues Bild auswählen und hochladen können: |
|
Durch Klick auf |
wird Ihnen an die eingegebene E-Mail-Adresse ein Link zugesandt, wo Sie dann Ihr neues Passwort eingeben können.
|
Im Posteingang Ihres Mailprogrammes sollten Sie dann eine Nachricht des Anmeldeservers finden. Falls nicht, überprüfen Sie bitte auch Ihren SPAM-Ordner: |
|
Bitte klicken Sie im E-Mail entweder auf "Passwort zurücksetzen" oder, wenn Sie das nicht mehr möchten, auf abbrechen. |
|
Mit einem Klick auf Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang nach der Sicherheitsfrage nicht mehr rückgängig gemacht werden kann!
|
können Sie Ihr Konto auf dem Anmelde-Server löschen. Damit ist auch der Zugang zu ISO.web gelöscht.Feedback - Funktion
Wir freuen uns sehr über Rückmeldungen zu ISO.web. Diese sind für uns sehr wichtig, damit wir das Produkt weiter verbessern können.
Sie gelangen zur Feedback-Funktion, wenn Sie rechts oben auf Ihren Avatar klicken. Nach Klick auf Feedback wird das Formular zur Übermittlung Ihres Feedbacks geöffnet:
Direkt zum Feedback gelangt man in Fehlerdialogen:
Das Feedback-Formular:
Die Optionen im Formular sind selbsterklärend. Wir freuen uns ganz besonders über detaillierte Feedbacks:
Nach erfolgreicher Übermittlung des Feedbacks erhalten Sie untenstehende Meldung sowie eine Bestätigung per E-Mail.
Incoming
Eingangsstücke sind nach Übermittlung z. B. durch den LSR/SSR im Posteingang verfügbar oder werden im Anlassfall (z. B. Einlangen eines Papierdokuments) manuell angelegt.
|
Eingangsstücke sind nach Übermittlung z. B. durch den LSR/SSR im Posteingang verfügbar oder werden im Anlassfall (z. B. Einlangen eines Papierdokuments) manuell angelegt. |
|
Über die Schaltfläche |
bietet ISO.web folgende Optionen, um ein Eingangsstück zu verarbeiten:
Teilen eines Eingangsstückes
|
Mit der Aktion <Teilen> wird das Eingangsstück an einem weiteren Bearbeiter/einer weiteren Bearbeiterin zur Kenntnis gebracht oder zur Stellungnahme übermittelt. Die entsprechenden Vorgabenwerden im folgenden Dialogformular gepflegt. Neben der Art (Stellungnahme, Kenntnisnahme) kann eine Kurzinformation (Anweisung) und eine Frist angegeben werden. Das Eingangsstück kann auch mit externen Empfängern geteilt werden. |
Zuordnen zu einem bestehenden Geschäftsfall
|
Wählen Sie die Option <Zuordnen>, um das Eingangsstück zu einem bereits bestehenden Geschäftsfall zuzuordnen. Nach Ausführen der Aktion <Zuordnen> suchen Sie im Dialogformular mit den verfügbaren Suchkriterien (Bereich, Filter) nach dem Geschäftsfall, dem das Eingangsstück zugeordnet werden soll: |
|
Markieren Sie den entsprechenden Geschäftsfall. Nach Ausführen der Aktion <Einordnen> ist das Eingangsstück mit dem Geschäftsfall verknüpft! |
Einordnen in einen neuen Geschäftsfall
|
Verwenden Sie Option <Einordnen>, um das Eingangsstück einem neuen Geschäftsfall zuzuordnen. Im ersten Verarbeitungsschritt wird festgelegt, ob ein Personalgeschäftsfall (PGF) oder ein allgemeiner Geschäftsfall (GF) angelegt wird. |
|
Nach Auswahl der Vorlage werden im anschließenden Dialogformular der Inhalt des Geschäftsfalles beschrieben, und es wird festgelegt, wer den Geschäftsfall bearbeiten und genehmigen soll. Für die weitere Verarbeitung des Geschäftsfalles wird auf die Anleitung <Erstellen eines neuen Geschäftsfalles> und <Weitergabe und Verteilung von Geschäftsfällen> verwiesen. |
|
Hinweis |
Bizcase
Geschäftsfälle
1. Erstellen eines neuen Geschäftsfalles
Zur Erstellung eines neuen Geschäftsfalles an der Schule - ohne dass ein Vorakt des LSR/SSR vorhanden ist - gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie zunächst die Schaltfläche <+ Neu> im oberen Fensterbereich, um im folgenden Dialogformular ein neues Objekt (z. B. Geschäftsfall, Eingangsstück) auszuwählen
(1) Schaltfläche <+ Neu>
(2) Auswahl des neu anzulegenden Objekts im Dialogformular
Es werden nun die Metadaten für die Beschreibung des Geschäftsfalles gepflegt:
Betreff>, <Beschreibung> Aussagekräftige Beschreibung des Inhaltes des Aktes
<Frist>, <Dringend> Fristvermerk für den Geschäftsfall
<Bearbeiter/in> Legen Sie den federführenden Bearbeiter bzw. die federführende Bearbeiterin für den Geschäftsfall fest.
Genehmiger/in> Im Listenfeld wird der Approbant/die Approbantin je nach Approbationsbefugnissen ausgewählt. In der Regel wird dies der Direktor/die Direktorin der Schule sein.
Der Vorgang wird mit dem Speichern des Geschäftsfalles abgeschlossen. Sie finden den Geschäftsfall nun im Ordner <Entwürfe>.
Zur besseren Wiederauffindbarkeit des Geschäftsfalles können Stichworte hinzugefügt werden:
(1) Wählen Sie die Schaltfläche "Stichwort hinzufügen"
2) Sie können ein Stichwort neu eingeben oder aus der Liste auswählen.
Sind alle für den Geschäftsfall relevanten Metadaten gepflegt, wird der Geschäftsfall für die weitere Bearbeitung (z. B. Dokumentverwaltung) freigegeben. Wählen Sie dazu die Schaltfläche <Freigeben> im rechten oberen Fenster:
Im Freigabedialog kann ein Bearbeiter/eine Bearbeiterin zugewiesen werden. Der Geschäftsfall wird nach der Freigabe im Ordner "Eingang", wenn kein Bearbeiter/keine Bearbeiterin" zugewiesen wurde, oder im Ordner "Zuständig", wenn ein Bearbeiter/eine Bearbeiterin dezidiert angegeben wird, angezeigt:
2. Teilen von Geschäftsfällen
Freigegebene Eingangsstücke, Geschäftsfälle und Personalgeschäftsfälle können über die Funktion "Teilen" mit anderen Personen systemintern oder per E-Mail geteilt werden.
Dazu wird zunächst über das Bearbeitungsmenü der Punkt "Teilen" gewählt.
Empfänger die unter Stellungnahme oder Kenntnisnahme ausgewählt werden, sind interne Empfänger - verfügen also über einen Zugang zu ISO.web. Je nach Auswahl wird der Geschäftsfall dann in den Eingang des Benutzers gelegt und mit der jeweiligen Aktion verbunden. Eine E-Mail Benachrichtigung erfolgt in diesem Fall nicht.
Wird hingegen eine Weitergabe an externe Empfänger ausgewählt, so wird der Geschäftsfall per E-Mail an den ausgewählten Empfänger versendet. Für die Versendung an externe Empfänger ist aber aus Gründen der Übersichtlichkeit und besseren Verarbeitung die (manuelle) Erstellung eines Ausgangsstücks zu präferieren.
Bei der internen Weitergabe werden die Felder "Ausführen bis" bzw. "Anweisung" in die Aufgabe (Stellungnahme oder Kenntnisnahme) für den jeweiligen Benutzer übernommen.
Öffnen Sie zunächst den Geschäftsfall aus dem entsprechenden Ordner - in unserem Beispiel aus dem Ordner <Zuständig> - zur weiteren Bearbeitung.
Es werden nun im Eingabebereich die Metadaten des Geschäftsfalles angezeigt. Für die Einbindung von Dokumenten muss der Bereich "Inhalt" markiert sein. In der Schaltfläche <Hinzufügen> sind alle Funktionen zur Einbindung von Dokumenten abgebildet.
Schnellfunktion, um in ISO.web ein neues Dokument aus einer Vorlage zu erstellen.
Optionsschaltfläche mit allen für die Dokumentenverwaltung relevanten Funktionen:
<+Hinzufügen>
Wie Schnellfunktion unter Punkt 1. Es wird ein neues Dokument aus einer Vorlage erstellt.
<Dokumente(e) importieren>
Bereits bestehende Dokumente werden eingebunden und mit dem Geschäftsfall verknüpft.
Dokumente importieren
Sie können bereits erstellte Dokumente importieren und mit einem Geschäftsfall verknüpfen. Wählen Sie die Optionsschaltfläche und den Eintrag <Dokument(e) importieren>:
Im folgenden Dialog wählen Sie die einzubinden Dokumente aus und starten den Upload:
Die Dokumente werden aus dem Verzeichnissystem ausgewählt oder per
Drag & Drop in den Upload-Bereich gezogen (1). Über die Schaltfläche <Datei
hochladen> (2) wird der Upload gestartet. Beachten Sie auch die maximale
Downloadgröße von 10 MB und die unterstützten Formate.
Mit der Schaltfläche <Fenster schließen> wird die Aktion abgeschlossen und
das Downloadfenster geschlossen.
Das importierte Dokument wird nun im Inhaltsbereich des Geschäftsfalles angezeigt und kann per Klick oder über die Schaltfläche <Öffnen> in der Dokumentenvorschau angezeigt werden.
Der Dokument-Status <Verfügbar> bedeutet, dass das Dokument zur Bearbeitung zur Verfügung steht.
Neues Dokument aus einer Vorlage erstellen
Wählen Sie die Schaltfläche
, um in ISO.web ein neues Dokument aus einer Vorlage zu erstellen:
Im Auswahlfeld "Bereich" sind die Vorlagen strukturiert. Wählen Sie eine Vorlage
(z. B. Standardbrief an LSR/SSR) aus, um auf Basis dieser Vorlage das
Dokument zu erstellen. Mit der Schaltfläche <Auswählen> abschließen.
Nach Auswahl der Vorlage wird ein Dialogformular zur Eingabe der Dokumentenbezeichnung und
einer Beschreibung geöffnet. Darüber hinaus kann das Dokument kategorisiert werden.
Nach dem Speichern der Metadaten des Dokuments wird das Dokument in einer Dokument-Vorschau angezeigt. Sie können nun das Dokument bearbeiten, indem Sie das Dokument über die Schaltfläche <Datei herunterladen> (1). in Ihrem Verzeichnissystem zwischenspeichern, in der entsprechenden Anwendung (z. B. MS-Word) bearbeiten und dann In der neuen Version über die Schaltfläche <Neue Version hochladen> (2) wieder uploaden. Der genaue Ablauf ist selbsterklärend und im Detail bereits im Abschnitt "Dokumente importieren" (siehe oben) beschrieben.steht.
Weitere Funktionen in der Dokumentenverwaltung
Ist ein Dokument in der Dokument-Vorschau geöffnet, stehen über das Optionsfeld 
folgende weitere Funktionen zur Dokumentenverwaltung zur Verfügung.
Document
Hier entsteht in Kürze ein Hilfeartikel zum Thema Dokumente.
Bitte werfen Sie bis dahin einen Blick auf https://help.intercom.at/books/isoweb-knowledge-base/chapter/dokumentation-und-anleitungen um zu sehen, ob Ihre Frage dort beantwortet werden kann.
Outgoing
Ausgangsstücke
Um die mit einem Geschäftsfall verknüpften Dokumente zu versenden, muss zum bestehenden Geschäftsfall ein Ausgangsstück angelegt werden. Sie öffnen dazu den Geschäftsfall und wechseln in den Inhaltsbereich. Über die Schaltfläche <Hinzufügen> im Fensterbereich rechts wird ein Ausgangsstück neu angelegt:
Schritt 1: Inhaltsbereich des Geschäftsfalles (GF) öffnen
Schritt 2: Aktion <Hinzufügen> wählen, um ein Ausgangsstück anzulegen.
Im folgenden Dialog wählen Sie die Formatvorlage "Ausgangsstück (AUS)" und ändern unter Umständen den Betreff. Sie können den Betreff auch in einem späteren Verarbeitungsschritt editieren.
Schritt 3: Vorlage <Ausgangsstück (AUS)> auswählen
Schritt 4: Betreffzeile pflegen
Es wird nun das Dialogformular geöffnet, in das alle für das Versenden relevanten Informationen (z. B. Empfänger, Dokumente) eingegeben werden.
Schritt 5: Sendeinformationen pflegen
1) Abschnitte des Sendedialogs: Im Abschnitt <Nachricht> sind alle Sendeinformationen zusammen gefasst. In den Abschnitten <Empfängerinnen>, <Anlagen>, usw. können die jeweiligen Sendeinformationen detailliert werden.
2) Adressfeld <An>: Hier wählen Sie Empfängerinnen des Ausgangsstücks aus. Die verfügbaren Empfängerinnen erhalten Sie per Mausklick in das Feld.
3) Betreff-Zeile: Hier kann die Betreffzeile editiert werden.
4) Anlagen: Hier werden die Dokumente ausgewählt, die gesendet werden sollen. Mit einem Mausklick in das Feld erhalten Sie die für den Geschäftsfall verfügbaren Dokumente.
5) Verarbeitungsvermerke: Hier pflegen Sie Verarbeitungsvermerke wie z. B. "Dringend".
6) Texteditor: Hier können Sie ein Begleitschreiben erstellen. Dafür stehen auch einige Formatierungswerkzeuge (z. B. Fettschrift) zur Verfügung.
Unter <Anlagen> können mit Mausklick in das Feld die mit dem Geschäftsfall verknüpften Dokumente zum Senden hinzugefügt werden. Dokumente werden mit Klick auf 
entfernt werden.
Um die mit einem Geschäftsfall verknüpften Dokumente zu versenden, muss zum bestehenden Geschäftsfall ein Ausgangsstück angelegt werden. Sie öffnen dazu den Geschäftsfall und wechseln in den Inhaltsbereich. Über die Schaltfläche <Hinzufügen> im Fensterbereich rechts wird ein Ausgangsstück neu angelegt:
Die Empfänger/innen können auch in der Detailansicht im Abschnitt <Empfänger> über die Schaltfläche <Hinzufügen> (1.) zugeordnet werden. In der Auswahlliste wird die Empfänger/innen (2.) und die Versandart (3.) ausgewählt. Neben der Übertragung über I.Deal als sichere, verschlüsselte Versandart kann das Ausgangsstück auch per E-Mail übermittelt werden. Die Versandart "Postalisch" kennzeichnet den Versand als Papierdokument.
Um die mit einem Geschäftsfall verknüpften Dokumente zu versenden, muss zum bestehenden Geschäftsfall ein Ausgangsstück angelegt werden. Sie öffnen dazu den Geschäftsfall und wechseln in den Inhaltsbereich. Über die Schaltfläche <Hinzufügen> im Fensterbereich rechts wird ein Ausgangsstück neu angelegt:
Im Abschnitt <Anlagen> können die Dokumente ausgewählt werden, die an die Empfänger/innen übermittelt werden sollen.
Der Sendevorgang wird über die Schaltfläche <Versenden> ausgeführt.
Schritt 6: Versenden
Wird das Optionsfeld 
verwendet, öffnet sich ein Listenfeld mit folgenden Optionen:
Der Sendevorgang wird über die Option <Versenden> ausgeführt. Mit der Option <Journal> kann das detaillierte Sendprotokoll abgefragt werden.
Das Ausgangsstück ist nun mit dem Geschäftsfall verknüpft und wird auch im Ordner <Ausgang> angezeigt:
Anzeige im Ordner <Ausgang>
Verknüpfung des Ausgangsstücks (AUS) mit dem Geschäftsfall (GF)
Ausschalten der PDF-Konvertierung beim Versenden
Dokumente von Aussgangsstücken werden beim Versenden grundsätzlich in ein pdf-Format konvertiert. Soll das Dokument beim Empfänger im Originalformat (z. B. docx, xlsx) ankommen, kann die pdf-Konvertierung ausgeschalten werden.
Dazu wird im Ausgangsstück das Registerblatt <Anlagen> geöffnet.
Wählen Sie beim entsprechenden Dokument im Feld "Versenden als" den Dateityp (z. B. Word-Dokument) aus. Das Dokument wird dann in diesem Format an den Empfänger übertragen und kann bearbeitet bzw. ausgefüllt werden.
Kalender
Übersicht Kalender
Im Menübaum (links) von INTERCOM School Office befindet sich Menüpunkt "Kalender".
Der Kalender ermöglicht Ihnen Terminübersicht und Terminverwaltung ihrer eigenen Termine und der Schultermine.
Weiters können Sie an Ihre Kollegen Einladungen zu Terminen und Besprechungsanfragen versenden.
Darüber hinaus können sie zwischen den unterschiedlichen Ansichten (Tag, Woche, Monat und Jahr wählen)
Der jeweils aktuelle (heutige) Tag ist farblich zur besseren Übersichtlichkeit besonders hervorgehoben.
Terminanlage - neue Termine - Termine bearbeiten
Diese Aktionen werden in einem eigenen Hilfeartikel behandelt.
Menüaktionen
Hier sind die Funktionen beschrieben, mit dem Sie den Kalender steuern können.
Suchen
In das Feld "Suchen" können Sie die Bezeichnung eines Termins eingeben und so auf den entsprechenden Kalendereintrag navigieren.
Sobald Sie mit einer Texteingabe in das Suchfeld beginnen, erscheint eine Ergebnisliste, aus der Sie das gewünschte Suchergebnis direkt auswählen können.
Zu Datum springen
Mit der Funktion "Zu Datum springen" können Sie direkt auf ein gewünschtes Datum springen.
Heute - bzw. "<" ">"
Mit der Funktion "Heute" können Sie direkt auf das heutige Datum springen. Mit den Pfeilen "<" früher bzw ">" später können Sie in der jeweiligen Ansicht eine Seite vor- bzw. zurück springen. Beispiel: Monatsansicht:
Schnellfilter
Über die entsprechenden Schnellfilter in der Menüleiste über dem Kalender können Sie
mit einem Klick aus den folgenden Filtern wählen:
- Eigene: Zeigt Ihnen Ihre eigenen Termine an.
- Teilnehmend: Zeigt Ihnen die Termine an, zu denen Sie eine Einladung bekommen haben, bzw
jene Termine bei denen noch eine Einladung ausständig ist. - Schule: Zeigt Ihnen die Schultermine an
- Allgemeine: Zeigt Ihnen die allgemeinen Termine an.
Die jeweils farblich unterlegten Filter sind aktiv.
Mit einem Klick lassen sich die Filter ein- und ausschalten.
" + Neu "
Mit der Funktion " + Neu" können Sie einen neuen Kalendereintrag erstellen. Hier werden grundlegendste Informationen dargestellt. Die Details befinden sich unter der eigenen Hilfeseite zu "Terminen"
Sobald sie auf die Schaltfläche " + Neu " gedrück haben erscheint das Formular für einen neuen Termin
Sie können die folgenden Felder befüllen bzw. aus vorgegebenen Werten auswählen:
- Kategorie: Auswahl zwischen "Termin", "Urlaub", "Feiertag", "Schulautonomer Tag"
- Kalender: Auswahl zwischen "Eigener Kalender", "Schulkalender" und "Allgemeiner Kalender"
- Bezeichnung: Bezeichnung des Termins
- Beschreibung: genauere Beschreibung des Termins
- Beginn-/Ende: Beginn und Ende des Termins inkl Uhrzeit
- Ganztägig: optional: anstatt der Uhrzeit kann auch "ganztägig" gewählt werden
- Teilnehmer: Aus der Liste der Personen an Ihrer Schule können Sie Teilnehmer wählen
- Ort: Ort des Termins
- Öffentlich: ja / nein
Menu 
In diesem Menü finden Sie weitere Funktionen und Bedienelemente des Kalenders:
"+ Neu"
Analog zur funktion aus dem Menü. Dient zur Neuanlage eines Termins.
Hier können Sie die aktuelle Kalenderansicht ausdrucken
Termine importieren
Mit dieser Funktion können Sie Termine aus externen Datenquellen in einen der folgenden Kalender importieren:
- Eigener Kalender
- Schulkalender
- Allgemeiner Kalender
Die unterstützen Dateiformate sind:
- .ical
- .icalender
- .ics
- .ifb
- .ifbs
Für den Import wähen Sie zuerst den Kalender aus "Eigene, Schulkalender oder allgemeiner Kalender" und wählen Sie dann die Datei in der Dateiauswahlbox aus.
Mit dem Klick auf "öffnen" wird der Importvorgang gestartet.
Ansicht wechseln
Hier können Sie die Kalenderansicht umschalten. Sie können zwischen den folgenden Ansichten wählen:
- Tag
- Woche
- Monat
- Jahr (Liste)
Kalender Termin
Neuen Termin anlegen oder " + Neu "
Mit der Funktion " + Neu" können Sie einen neuen Kalendereintrag erstellen.
Sobald sie auf die Schaltfläche " + Neu " gedrück haben erscheint das Formular für einen neuen Termin
Sie können die folgenden Felder befüllen bzw. aus vorgegebenen Werten auswählen:
- Kategorie: Auswahl zwischen "Termin", "Urlaub", "Feiertag", "Schulautonomer Tag"
- Kalender: Auswahl zwischen "Eigener Kalender", "Schulkalender" und "Allgemeiner Kalender"
- Bezeichnung: Bezeichnung des Termins
- Beschreibung: genauere Beschreibung des Termins
- Beginn-/Ende: Beginn und Ende des Termins inkl Uhrzeit
- Ganztägig: optional: anstatt der Uhrzeit kann auch "ganztägig" gewählt werden
- Teilnehmer: Aus der Liste der Personen an Ihrer Schule können Sie Teilnehmer wählen
- Ort: Ort des Termins
- Öffentlich: ja / nein
Research
Abfragen
Durch Auswahl des Menüpunktes "Abfragen" im linken Navigationsbereich, kann gezielt nach Objekten bzw. Aktivitäten gesucht werden:
Anschließend kann gewählt werden, wonach spezifisch gesucht werden soll:
Für alle Abfragen gilt: Wird damit begonnen einen Suchbegriff, Benutzer oder anderen Filter einzugeben, startet die Abfrage automatisch. Nach Ergänzung bzw. Änderung der Filterkriterien bzw. Suchbegriffe, wird auch das Ergebnis wieder automatisch angepasst.
Gezielte Suche nach Aktivitäten:
Hier können Benutzer ausgewählt werden und spezifisch abgefragt werden, welche Aktivitäten in dem angegebenen Zeitraum durch den ausgewählten Benutzer durchgeführt wurden.
Der Zeitraum kann dabei vorausgewählt werden (z.B. "letzte Woche") oder aber spezifisch angegeben werden.
Als Benutzer werden all jene Personen angeführt, die Zugangsdaten für diese Schule in ISO.web besitzen.
Gezielte Suche nach Ausgangsstücken:
Hier kann gezielt anhand einiger Filter nach Ausgangsstücken gesucht werden.
Die erste Filterreihe basiert auf einer Textsuche, die Betreff, Inhalt, Empfänger und Dokumentnamen durchsucht.
In der zweiten Filterreihe kann zeitlich auf die letzte Bearbeitung des Ausgangsstückes gefiltert werden. Entweder durch eine Vorauswahl wie z.B. "letzte Woche" oder die Angabe eines spezifischen Zeitraums.
In der dritten Filterreihe kann nach einem Empfänger gefiltert werden. Dies umfasst das Schulpersonal sowie die in ISO.web angelegten Kontakte der Schule.
Nach einem Klick auf "einblenden" der weiteren Kriterien, kann auch noch nach dem Status des Ausgangsstücks gefiltert werden.
Gezielte Suche nach Ausgangsstücken an BD:
Diese Abfrage verhält analog zur Vorigen, allerdings kann kein Empfänger gewählt werden, da nur Ausgangsstücke deren Empfänger die BD ist, im Ergebnis angeführt werden.
Gezielte Suche nach Eingangsstücken:
Die erste Filterreihe basiert auf einer Textsuche, die Betreff, Inhalt, Empfänger und Dokumentnamen durchsucht.
In der nächsten Reihe kann nach dem Eingangsdatum selektiert werden: Entweder es wird ein bestimmter Zeitraum ausgewählt, oder ein Von- und ein Bis-Datum wird angegeben:
In der nächsten Zeile kann nach dem Absender selektiert werden.
Außerdem können durch aktivieren der Checkbox nur "Dringende" Eingangsstücke selektiert werden
Durch das Einblenden der weiteren Kriterien kann zusätzlich nach der Frist des Eingangsstückes selektiert werden (analog Zum Eingangsdatum).
Zu guter Letzt kann noch nach dem aktuellen Status selektiert werden:
Gezielte Suche nach Eingangsstücken aus der BD:
Diese Abfrage verhält analog zur Vorigen, allerdings kann kein Absender gewählt werden, da nur Eingangsstücke deren Absender die BD ist, im Ergebnis angeführt werden.
Gezielte Suche nach Geschäftsfällen:
Die erste Filterreihe basiert auf einer Textsuche, die Betreff, Inhalt, Empfänger und Dokumentnamen durchsucht.
Es kann auch die Art des gesuchten Geschäftsfalles eingeschränkt werden:
Bei "zuletzt geändert" kann wiederum eine Datumsvorauswahl getroffen werden, oder es wird ein spezifischer Zeitraum angegeben (siehe Auswahl unter "Gezielte Suche nach Eingangsstücken").
Durch das Einblenden weiterer Kriterien können Eingangsstücke selektiert werden, bei denen eine Frist gesetzt ist (Zeitraum wählbar) oder nur jene, die als Dringend markiert sind.
Gezielte Suche nach Geschäftsfällen von der BD:
Die erste Filterreihe basiert auf einer Textsuche, die Betreff, Inhalt, Empfänger und Dokumentnamen durchsucht.
Bei "zuletzt geändert" kann wiederum eine Datumsvorauswahl getroffen werden, oder es wird ein spezifischer Zeitraum angegeben (siehe Auswahl unter "Gezielte Suche nach Eingangsstücken").
Durch das Einblenden weiterer Kriterien können Eingangsstücke selektiert werden, bei denen eine Frist gesetzt ist (Zeitraum wählbar) oder nur jene, die als Dringend markiert sind.
Ebenfalls besteht die Mögkichkeit nach dem Status einzugrenzen. (Abgebrochen, Abgelegt, Eingang, Eingeordnet, Entwurf)
Gezielte Suche nach Personal:
Die erste Filterreihe basiert auf einer Textsuche, die SVNR, Namen und Personalnummer durchsucht.
In der zweiten Filterzeile kann explizit nach dem Namen des Personals gesucht werden.
In der dritten Filterzeile kann explizit nach der Personalnummer des Personals gesucht werden.
In der vierten und letzten Filterzeile, kann angegeben werden, welche Anstellungsverhältnisse angezeigt werden sollen:
Gezielte Suche nach Zuweisungen:
Die erste Filterreihe basiert auf einer Textsuche , die Namen der zugewiesenen Personen durchsucht.
Bei "Zeitraum" kann wiederum eine Datumsvorauswahl getroffen werden, oder es wird auf das aktuelle / letzte Schuljahr eingeschränkt
Settings
Schuleinstellungen
Briefkopf
Durch Klick auf "Schule" und "Einstellungen" können einige Einstellungen betreffs der Schule verwaltet werden.
Im oberen Bereich können die Parameter für den Briefkopf (dies betrifft die Vorlagen "Standardbrief" und "Standardbrief an LSR/SSR") eingestellt werden. Auch in dem für postalischen Versand erzeugten Deckblatt, werden diese Daten angedruckt.
Für das Logo sind diverse Bildformate erlaubt.
Geschäftsfallbezogene Einstellungen
In diesem Bereich können die Abläufe und Präferenzen für Geschäftsfälle festgelegt werden, welche durch die Schulleitung zu genehmigen sind.
Wenn Sie eine Genehmigung wünschen, wird der jeweilige Geschäftsfall vor dem Versand der ausgewählten Person vorgelegt.
Wird der Schulleiter unter Prozessabläufe geändert, dann ändert sich dieser auf in den geschäftsfallbezogenen Einstellungen.
Nachrichtenversand
Mit der letzten Option kann erreicht werden, dass bei ausgehenden E-Mails der Absender nicht wie vom System vorgegeben erscheint, sondern durch die individuell eingetragene E-Mail Adresse ersetzt wird.
Mit einem Klick auf "Änderungen speichern", können sämtliche getätigte Änderungen permanent gesichert werden.
Prozessabläufe
In diesem Bereich kann zunächst der Schulleiter eingegeben werden. Zur Auswahl stehen hier alle Personen, mit der Rolle "Schulleitung".
Durch aktivieren der Option "automatisch an Schulleitung weiterleiten" wird ein Eingangsstück automatisch auch in den Eingang der Schulleitung gelegt.
Im nächsten Feld kann die Sekretariatskraft festgelegt werden.
Durch die Auswahl von "Postalischer Ausgang durch Sekretariat ausführen" wird bei einem Ausgangsstück mit postalischem Empfänger, eine Aufgabe im Eingang der Sekretariatskraft angelegt.
Bei dieser Aufgabe stehen der Sekretariatskraft vier Möglichkeiten zur Verfügung:
- Drucken des postalisch vorbereiteten Ausgangsstücks (=Deckblatt und sämtliche Anhänge)
- Herunterladen des postalisch vorbereiteten Ausgangsstücks (=Deckblatt und sämtliche Anhänge)
- Abschließen der Aufgabe nach durchgeführtem Versand
- Abbrechen der Aufgabe
Wird die Option "Automatisch ablegen nach Beendigung aller offenen Aufgaben" gewählt, werden Geschäftsfälle und Eingangsstücke automatisch abgelegt, wenn deren Bearbeitung bzw. Genehmigung abgeschlossen ist.
Schulspezifische Stichwörter
In diesem Bereich können "Eigene Stichwörter", "Fachgruppen für PädagogInnen" und "Versandgruppen" erstellt werden.
Stichwörter können bei, Lehr- und Verwaltungspersonal hinterlegt werden, sowie bei selbst erstellten Kontakten und Orgnaisationen.
Genauere Informationen zu der Verwendung von Stichwörtern & Gruppen finden Sie hier: 10 Verwaltung von Stichwörtern, Fach- und Versandgruppen
Person
Hier entsteht in Kürze ein Hilfeartikel zum Thema Kontakte (Personen).
Bitte werfen Sie bis dahin einen Blick auf https://help.intercom.at/books/isoweb-knowledge-base/chapter/dokumentation-und-anleitungen um zu sehen, ob Ihre Frage dort beantwortet werden kann.
Organisation
Hier entsteht in Kürze ein Hilfeartikel zum Thema Kontakte (Organisationen).
Bitte werfen Sie bis dahin einen Blick auf https://help.intercom.at/books/isoweb-knowledge-base/chapter/dokumentation-und-anleitungen um zu sehen, ob Ihre Frage dort beantwortet werden kann.
Personal
Hier entsteht in Kürze ein Hilfeartikel zum Thema Personal.
Bitte werfen Sie bis dahin einen Blick auf https://help.intercom.at/books/isoweb-knowledge-base/chapter/dokumentation-und-anleitungen um zu sehen, ob Ihre Frage dort beantwortet werden kann.
Papierkorb
Eingangsstücke, Geschäftsfälle, Personalgeschäftsfälle, Dokumente sowie Ausgangsstücke, sofern diese noch nicht versandt wurden, können über das Bearbeitungsmenü storniert werden.
Eine Stornierung muss immer begründet werden.
Ausnahmen:
Eingeordnete Eingangsstücke und versandte Dokumente können nicht storniert werden.
Wiederherstellen eines stornierten Elements:
Wurde ein Element versehentlich storniert, dann kann dieser über die Funktion "Wiederherstellen" reaktiviert werden.
Dazu gehen wir in den Papierkorb, wählen den jeweiligen Akt und gehen auf "Wiederherstellen".
