08 Musterprozesse In diesem Kapitel werden mögliche Mustergeschäftsfälle aus dem Schulbetrieb mit einem Verweis auf die Abbildung in ISO.web beschrieben. Wir weisen darauf hin, dass die einzelnen Prozessschritte von der Aufbau- und Ablauforganisation der jeweiligen Schule abhängen und die beschriebenen Prozessschritte daher nur eine mögliche Variante darstellen. Die Prozesse hängen von der konkreten Geschäfts- und Kanzleiordnung der Schule (z. B. Approbationsbefugnisse) ab. Sämtliche Personenbezeichnungen in den Musterprozessen gelten sowohl für das männliche als auch weibliche Geschlecht. P-01 Musterprozess P-01 Musterprozess mit Einbringen eines Bediensteten der Schule Dieser Prozess beschreibt die Neuanlage und weitere Verarbeitung eines Geschäftsfalles an der Schule, der durch ein Einbringen (Papierdokument) einer Lehrperson (z. B. Ansuchen um Karenzurlaub) entsteht. Schritt Aktivität Rolle Abbildung in ISO.Web 01 Scannen des Einbringens Sekretariat 02 Erstellen eines neuen Geschäftsfalles Sekretariat Neu | Personalgeschäftsfall (PGF) 03 Importieren des gescannten Dokumentes Sekretariat Hinzufügen | Dokument(e) importieren 04 Weitergeben an Schulleiter/in Sekretariat Aktion 05-01 EinsichtsvorschreibungEinholen einer Stellungnahme (z. B. Administrator, Abteilungsvorstand) Schulleiter Teilen des PGFAktion 05-02 Stellungnahme ADM / AV 06 Weitergeben an Sekretariat... mit Schreibauftrag Schulleiter Bearbeiten | ... Bearbeiter festlegen 07 Erstellen des Dokumentes(Begleitschreiben zum Einbringen) Sekretariat Hinzufügen | Dokument(Standardbrief, ...) 08 Erstellen eines Ausgangsstückes... Eingeben der Sendeinformationen Sekretariat Hinzufügen | Ausgangsstück 09 Weitergeben zur Genehmigung Sekretariat Bearbeitung abschließen Bearbeiten ... Genehmiger 10 Genehmigung... Versenden Schulleiter Bearbeitung abschließen Genehmigen 11 Ablegen des Geschäftsfalles Sekretariat Aktion P-02 Musterprozess P-02 Musterprozess mit Eingangsstück des LSR/SSR Dieser Prozess beschreibt die Bearbeitung eines Geschäftsfalles, der durch ein Eingangsstück des LSR/SSR entsteht. Im konkreten Fall übermittelt der LSR/SSR den Dienstvertrag einer Lehrperson zur Unterfertigung und Retournierung. Schritt Aktivität Rolle Abbildung in ISO.Web 01 Öffnen des Personalgeschäftsfalles Sekretariat Ordner 02 -01 Einsichtsvorschreibung... zur Prüfung des Dienstvertrages Sekretariat Teilen des PGF Aktion "Stellungnahme" 02-02 Stellungnahme Administrator(Abteilungsvorstand) ADM /AV 03 Bei positiver Prüfung:Ausdrucken des Dienstvertrages und Aushändigung zur Unterfertigung Sekretariat 04 Nach Unterfertigung:Scannen und Importieren des Dienstvertrages (Erstellen eines Begleitschreibens) Sekretariat Hinzufügen | Dokument(e) importieren 05 Erstellen eines Ausgangsstückes... Sendeinformationen erfassen Sekretariat Hinzufügen | Ausgangsstück 06 Weitergeben zur Genehmigung Sekretariat Aktion 07 Genehmigen des Geschäftsfalles... Versenden des Ausgangstückes Schulleiter Aktion 08 Ablegen des Geschäftsfalles Schulleiter Aktion P-03 Musterprozess P-03 Musterprozess mit Übermittlung eines Dokuments per I.Deal Dieser Prozess beschreibt die Vorlage einer Prüfungsgebührenabrechnung für die Reifeprüfung. Der Administrator generiert die Prüfungsabrechnung aus Sokrates (Excel-Dokument); nach Genehmigung durch den Schulleiter wird sie per I.Deal an den LSR/SSR übermittelt. Schritt Aktivität Rolle Abbildung in ISO.Web 01 Erstellen eines neuen Geschäftsfalles Administrator Neu | Geschäftsfall (GF)Bearbeiter: AdministratorGenehmiger: Schulleiter Aktion 02 Importieren der Dokumente Administrator Hinzufügen | Dokument(e) importieren 03 Erstellen eines Dokumentes... mit Vorlage (Begleitschreiben) Administrator Hinzufügen | Dokument | (Vorlage) 04 Erstellen eines Ausgangsstückes... Eingeben der Sendeinformationen Administrator Hinzufügen | Ausgangsstück 05 Weitergeben zur Genehmigung Administrator Aktion 06 Genehmigung... Versenden Schulleiter Genehmigen 07 Ablegen des Geschäftsfalles Schulleiter Aktion P-04 Musterprozess P-04 Musterprozess mit Eingangsstück ohne weitere Verarbeitung Dieser Prozess beschreibt die Verarbeitung eines Eingangsstückes des LSR/SSR. Der Schulleiter als Bearbeiter stellt fest, dass keine weitere Bearbeitung des Eingangsstückes notwendig ist. Schritt Aktivität Rolle Abbildung in ISO.Web 01 Eingangsstück öffnen Sekretariat Ordner 02-01 Weitergeben an Schulleiter Sekretariat Teilen | Zur Stellungnahme 02-02 Stellungnahme des Schulleiters... Anweisung an Sekretariat Schulleiter 03 Ablage ... Eingeben der Sendeinformationen Sekretariat Aktion P-05 Musterprozess P-05 Musterprozess mit Eingangsstück LSR/SSR und Übermittlung an ausgewählte Lehrer Dieser Prozess beschreibt die Verarbeitung eines Eingangsstückes des LSR/SSR und die Übermittlung von Dokumenten an ausgewählte Lehrerpersonen der Schule. Im konkreten Fall wird die Ausschreibung eines Literatur-Wettbewerbes für Schüler an die Deutsch-Lehrer der Schule übermittelt. Schritt Aktivität Rolle Abbildung in ISO.Web 01 Öffnen des Eingangsstückes Sekretariat Ordner 02 Erstellen eines neuen Geschäftsfalles Sekretariat Aktion "Einordnen"Sekretariat als Bearbeiter, Schulleiter als Genehmiger Aktion "Freigeben" 03 Weitergeben an Schulleiter... zur Vorgabe der weiteren Bearbeitung Sekretariat Aktion "Teilen"... zur Stellungnahme 04 Stellungnahme des Schulleiters ... mit Anweisung an Sekretariat Schulleiter Stellungnahme Aktion "Abschließen" 05 Erstellen eines Ausgangsstückes ... mit Sendeinformationen Sekretariat Aktion 06 Genehmigung ... Auslösen des Versendevorgangs Schulleiter Aktion 07 Ablegen des Geschäftsfalles Schulleiter Aktion