04 Verarbeiten von Eingangsstücken
Eingangsstücke werden in ISO.web im Anlassfall (z. B. Einlangen eines Papierdokuments) manuell angelegt oder sind nach Übermittlung z. B. durch den LSR/SSR im Posteingang verfügbar.
Über die Schaltfläche <Ausführen> bietet ISO.web folgende Optionen, um ein Eingangsstück zu verarbeiten:
Zuordnen zu einem bestehenden Geschäftsfall
Wählen Sie die Option <Zuordnen>, um das Eingangsstück zu einem bereits bestehenden Geschäftsfall zuzuordnen. Nach Ausführen der Aktion <Zuordnen> suchen Sie im Dialogformular mit den verfügbaren Suchkriterien (Bereich, Filter) nach dem Geschäftsfall, dem das Eingangsstück zugeordnet werden soll:
Markieren Sie den entsprechenden Geschäftsfall. Nach Ausführen der Aktion <Einordnen> ist das Eingangsstück mit dem Geschäftsfall verknüpft:
Anlegen eines neuen Geschäftsfalles
Verwenden Sie Option <Einordnen>, um das Eingangsstück einem neuen Geschäftsfall zuzuordnen. Im ersten Verarbeitungsschritt wird festgelegt, ob ein Personalgeschäftsfall (PGF) oder ein allgemeiner Geschäftsfall (GF) angelegt wird.
Nach Auswahl der Vorlage werden im anschließenden Dialogformular der Inhalt des Geschäftsfalles beschrieben, und es wird festgelegt, wer den Geschäftsfall bearbeiten und genehmigen soll. Für die weitere Verarbeitung des Geschäftsfalles wird auf die Anleitung <Erstellen eines neuen Geschäftsfalles> und <Weitergabe und Verteilung von Geschäftsfällen> verwiesen.
Hinweis
Ob ein Eingangsstück einem Geschäftsfall zugeordnet wird oder als Eingangsstück weiter verarbeitet wird, hängt von der weiteren Bearbeitung ab. Soll das Eingangsstück ohne weitere Bearbeitung abgelegt oder nur zur Kenntnis geteilt werden, erscheint eine Zuordnung zu einem Geschäftsfall nicht unbedingt notwendig. Soll allerdings ein Genehmigungsprozess abgebildet werden und ein Ausgangsstück zugeordnet werden, ist die weitere Verarbeitung als Geschäftsfall unerlässlich.
Teilen eines Eingangsstückes
Mit der Aktion <Teilen> wird das Eingangsstück an einem weiteren Bearbeiter/einer weiteren Bearbeiterin zur Kenntnis gebracht oder zur Stellungnahme übermittelt. Die entsprechenden Vorgabenwerden im folgenden Dialogformular gepflegt. Neben der Art der Einsichtsvorschreibung (Stellungnahme, Kenntnisnahme) kann eine Kurzinformation (Anweisung) und eine Frist angegeben werden. Das Eingangsstück kann auch mit externen Empfängern geteilt werden.
Ablegen eines Eingangsstückes
Ist die Zuordnung zu einem Geschäftsfall nicht vorgesehen, kann das Eingangsstück auch unmittelbar in die Ablage gegeben werden. Dafür wird die Aktion <Ablegen> verwendet. Nach Ausführen der Aktion wird das Eingangsstück in den Ordner <Erledigt> gelegt.
Stornieren eines Eingangsstückes
Mit der Aktion <Stornieren> wird das Eingangsstück in den Papierkorb gelegt. Über die Funktion <Wiederherstellen> kann das Eingangsstück wieder reaktiviert werden und in den Ordner <Enwurf> verschoben werden. Das Eingangsstück steht dann wieder zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.